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Pour ne pas rater votre première
Ou comment approcher l’élaboration d’un plan stratégique
par: Darryl Legault
On vous demande pour une première fois de préparer un plan stratégique d’approvisionnement?
Comment s’y prendre? Par où commencer? Même les experts se demandent parfois comment concrétiser leur vision en plan d’action réalisable et souhaitable. Dans le présent texte, je vous propose quelques opinions en réponse à cette question.
Quand pour la première fois on prépare son propre plan, comment fait-on pour bien sélectionner le contenu, surtout si votre organisation n’a jamais fait de plan stratégique d’approvisionnement? Je vous propose d’aborder le tout avec une approche parmi tant d’autres qui se veut simple, pratique et étapiste.
• Un plan qui répond aux attentes du demandeur
La première démarche à faire est de vérifier à quoi s’attend le demandeur du plan stratégique d’approvisionnement (éléments, format, horizon de temps). Vérifiez aussi les pratiques de votre organisation pour élaborer, structurer ou présenter un plan.
Les prochaines étapes que je vous propose visent à établir les grandes lignes de votre plan, à partir desquelles vous pourrez élaborer d’avantage lors de la rédaction du plan proprement dit.
• Un plan arrimé sur les objectifs corporatifs
Pour bien construire votre plan stratégique d’approvisionnement : partez de vos objectifs organisationnels ou corporatifs. Inscrivez et numérotez (ex : 1,2,3) ces objectifs dans une colonne d’un premier tableau de type chiffrier. À quels objectifs la fonction approvisionnement peut-elle contribuer? Classer ces objectifs corporatifs par ordre décroissant d’importance. Dans la même colonne, vous pouvez ajouter les objectifs des autres fonctions de l’organisation.
Avez-vous déjà des objectifs (annoncés) pour la fonction approvisionnement? Inscrivez ces objectifs dans la seconde colonne. Au bas de ceux-ci vous pouvez indiquer d’autres objectifs qui vous viennent à l’esprit.
Dans la troisième colonne, indiquez comment l’approvisionnement peut contribuer à la réalisation des objectifs corporatifs (inscrits à la première colonne); et ce à l’intérieur des périodes visées. Autrement dit, quels gestes ou actions de la part du personnel de l’approvisionnement aideraient l’organisation à atteindre ses objectifs corporatifs.
• Un plan concret arrimé sur les activités réalisées ou réalisables
Dans la quatrième colonne de votre tableau, listez par ordre décroissant l’ensemble des principales activités réalisées par le personnel concerné. Quelles activités contribuent le plus au succès de l’organisation? Au bas de celles-ci vous pouvez indiquer d’autres activités qui pourraient s’ajouter.
• Un plan qui adresse les enjeux d’aujourd’hui et de demain
Dans un nouveau tableau (2è), listez l’ensemble des enjeux actuels de votre industrie, des marchés des fournisseurs, de l’organisation etc… Identifiez ce qui risque de changer dans l’horizon de temps du plan au sein des environnements externe et interne qui impacterait l’atteinte des objectifs corporatifs. Numérotez tous ces enjeux (ex : 1, 2) Créez maintenant une seconde et une troisième colonne. Pour chaque point listé ici dans la première colonne, inscrire dans la troisième colonne comment l’approvisionnement peut faire face à cet enjeu. Autrement dit, quels gestes de la part du personnel de l’approvisionnement pourraient annuler ou réduire l’impact négatif ou mousser l’impact positif.
• Un plan visant le succès
Si dans cinq ans, votre fonction approvisionnement faisait l’objet d’un reportage, qu’est-ce que vous aimeriez y retrouver? Dans un nouveau tableau (3e), prenez le temps d’inscrire cette vision. La deuxième colonne devrait contenir des objectifs alors atteints, tandis que la troisième colonne devrait contenir des gestes concrets permettant l’atteinte des objectifs de la deuxième colonne.
• Un plan qui présente les meilleures pratiques
Faites un petit brainstorming personnel. Dans la troisième colonne d’un nouveau tableau (4e), lister les meilleures pratiques d’approvisionnement qui vous viennent à l’esprit. Consultez d’autres plans stratégiques d’approvisionnement. Lister encore dans la troisième colonne les actions et gestes retrouvés dans ces plans qui pourraient être concrétisables au sein de votre organisation. Si ces actions et gestes sont rattachés à des objectifs : alors inscrivez-les dans la première colonne s’ils sont corporatifs et dans la deuxième colonne s’ils sont spécifiques à la fonction approvisionnement. Faites le même exercice en fouillant dans des livres et des revues spécialisées ainsi que sur Internet.
• Un plan réfléchi
Combinez maintenant vos 4 tableaux. La première colonne liste des objectifs corporatifs. La deuxième colonne énumère des objectifs spécifiques à l’approvisionnement. La troisième colonne indique des ‘’actions et gestes’’, c’est-à-dire les moyens. La quatrième colonne identifie des activités pratiquées par le personnel de l’approvisionnement.
Maintenant, alignez et rattachez chacun des objectifs d’approvisionnement de la deuxième colonne avec un objectif corporatif de la première colonne. Vous pourrez ainsi leur attitrer des numéros (ex : 1.1, et 1.2 si ces objectifs d’approvisionnement sont rattachés à l’objectif corporatif #1) Faites la même chose avec les troisième et quatrième colonnes en les rattachant avec des objectifs de la deuxième colonne.
Vous aurez donc un grand tableau qui présente bien du contenu débutant par le plus probable. Justement, dans une note au tableau, identifiez les principales contraintes de votre fonction approvisionnement. Les principales contraintes rencontrées en général sont :
* d’ordre budgétaire,
* d’accès à des technologies ou à des moyens précis,
* de disponibilité et d’adéquation du personnel,
* de temps, etc.
Faites du ménage. Maintenant, il est temps de relire et de réfléchir à propos de chacune des inscriptions du tableau. En fonction des contraintes identifiées et de votre connaissance de l’organisation, classifiez chacune des inscriptions dans une des trois catégories suivantes : “Ok ça a du bon sens;’’ “à revoir;’’ “Ça n’a pas d’allure.’’
Supprimez les inscriptions de la troisième catégorie. Retravaillez les deuxièmes. (Il est évident que les objectifs corporatifs officiels de votre organisation doivent demeurer inscrits tels qu’annoncés.) Classifiez à nouveau ces inscriptions modifiées. Ne gardez au premier plan que vos inscriptions de la première catégorie.
Analysez alors le tableau qui vous reste. Complétez et remplissez les ‘’trous’’ au besoin. Améliorez à maintes reprises ce tableau afin qu’il résume un plan stratégique à la hauteur de vos attentes. Lorsque vous êtes prêts, présentez-le de façon très préliminaire à des pairs et demandez leurs commentaires.
• Un plan ciblé avec les bons moyens
Assurez-vous que vos objectifs d’approvisionnement de la deuxième colonne présentent une cible mesurable. Tandis que les troisième et quatrième colonnes présentent plutôt les moyens pour arriver à ces cibles. Notez que vous devrez harmoniser votre tableau de bord et vos indicateurs de performance avec ces cibles.
Présentez le contenu de votre tableau (maintenant compilé, nettoyé et amélioré) selon les exigences de votre organisation, de votre demandeur et selon votre jugement. (Vous combinerez peut-être ce qui reste de la 4e colonne avec la 3e.) Si vous êtes prêts, présentez votre tableau comme table des matières préliminaire à votre supérieur. Bonifiez le tout à partir de ses commentaires. Selon les processus de votre organisation, il vous faudra y mettre encore de la ‘’finition’’ en complétant et formatant le tout avant de le présenter aux différents niveaux d’approbation.
• À quoi ça ressemble?
Le contenu et le format d’un plan stratégique d’approvisionnement peuvent varier d’une organisation à l’autre. En général les objectifs d’approvisionnement (3e colonne) touchent les concepts suivants :
* Le prix payés et les coûts reliés aux différentes activités de la chaîne d’approvisionnement incluant la valeur des inventaires
* Les temps de cycle et les délais de livraison
* La qualité et la fiabilité ainsi que différentes actions visant l’amélioration
* La disponibilité en terme de quantité au bon moment au bon endroit avec le bon format bien sûr!
* L’accessibilité à des informations ou des expertises détenues par des fournisseurs
* Le respect des valeurs et la conformité aux exigences de l’organisation
* L’efficience de la gestion et du personnel
* Le respect des budgets
* La qualité et la rapidité des services offerts à d’autres fonctions de l’organisation
Les moyens (4e colonne) pour atteindre ces cibles peuvent également être très variés. Voici quelques exemples :
* L’utilisation de différentes approches pour déterminer les prix dont la négociation et les appels d’offres ainsi que l’utilisation d’indices de références
* La maximisation du pouvoir d’achat
* L’approvisionnement à l’international
* L’adéquation de la segmentation et de la priorisation des produits, matières et services achetés
* Les alliances avec des fournisseurs
* La standardisation et la compatibilité des produits
* La revue des spécifications et/ou des responsabilités clients et fournisseurs à l’intérieur d’un contrat
* L’amélioration des façons de faire, des rôles, des responsabilités et des moyens technologiques
* L’analyse des risques
* L’emploi d’outils et de méthodes d’analyse de marchés et de vigie
* L’élaboration des stratégies propres à chaque marché
* Les pratiques d’élaboration et d’émission des documents contractuels incluant les règles d’octroi
* Les stratégies reliées au coût de possession d’un produit tout au long de son cycle de vie incluant le stockage
* La disposition
* Différentes activités à valeur ajoutée
Bon plan!
Les opinions ci-dessus mentionnées sont celles des individus et ne représentent pas nécessairement celles de leur employeur, notamment parce qu’elles ne sont pas spécifiques à des secteurs de l’économie en particulier. Le texte a été édité pour fins d’espace.
Darryl Legault est directeur de la chaîne d’approvisionnement en entreprise et a été président 2001-2002 de la CAQ (Corporation
des approvisionneurs du Québec) affiliée à l‘ACGA (Association
canadienne de gestion des achats). Information:
http://darryl-legault.tripod.com; darryl_legault@yahoo.com
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