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La gestion de la chaine d'approvisionnement
Par : Darryl Legault
George Torok est bien connu au sein de l’Association canadienne de gestion des achats (ACGA). Il est conférencier et auteur d’un livre sur le marketing personnel Selon lui: <<C’est un mythe que la gestion de la chaîne d’approvisionnement se limite à la gestion des approvisionnements, des stocks et du déplacement. En réalité, gérer avec succès une chaîne d’approvisionnement, c’est entre autres communiquer clairement avec les personnels qui approvisionnent l’organisation, qui entreposent ou qui déplacent les matières et les biens requis.»*
Omnia Boctor, a.p.a. est Chef Achats chez Kaba Ilco inc. Interrogée sur l’importance de l’information au sein de la gestion de la chaîne logistique, elle répond : <<La communication est vitale dans la vie de tous les jours. Elle est également vitale dans le contexte du travail des professionnels de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Dans un contexte de rationalisation de la base des fournisseurs, une très bonne communication en amont et en aval devient un facteur clé de succès améliorant la relation client/fournisseur et le respect des délais de livraisons. Par exemple, les acheteurs devraient communiquer sans délai tout changement de prévision, qu’il s’agisse d’une hausse ou d’une diminution des quantités requises. En contrepartie, le fournisseur devrait communiquer tout changement des conditions de marché : rareté, abondance, etc. En effet, la bonne information en temps opportun permet de réduire les coûts cachés d’inventaire excédentaire. Si le client change ses prévisions sans avertir à temps son fournisseur, celui-ci devra financer des inventaires trop élevés. En bout de ligne, ça se reflètera dans les coûts et le prix. Tandis que des hausses de quantités communiquées trop tardivement se traduisent souvent par des ruptures de stocks coûteuses ou des frais de transport plus élevés.>>
Quelle que soit la définition utilisée pour encadrer la gestion de la chaîne d’approvisionnement, vous y retrouverez certainement l’aspect ‘’flux d’information’’. Gérer une chaîne logistique ne se limite pas à gérer de façon optimale les flux de biens, matières et services d’amont et aval et parfois inversement d’aval en amont, entre les fournisseurs, les clients et les utilisateurs. Tout en cherchant à satisfaire et retenir le client, cette approche ‘’chaîne d’approvisionnement’’ est beaucoup plus large et plus complexe. Une de ses facettes cruciales est en effet la gestion des flux d’information.
«Quelles informations sont nécessaires, à qui, quand et pourquoi?» Dans le présent texte, je vous propose quelques opinions.
L’importance de l’information au sein de la chaîne d’approvisionnement
Il existe plusieurs façons d’aborder ce sujet. Mais je voudrais vous proposer d’aborder le tout différemment : Pensez aux informations requises par les niveaux hiérarchiques au-dessus de vous, par vos personnels, les autres fonctions ainsi que par vos fournisseurs et clients.
N’ayez pas peur de promouvoir le travail des équipes dédiées à la chaîne d’approvisionnement au sein de votre organisation. N’hésitez pas à partager votre connaissance des marchés avec les autres fonctions. Soyez une personne ressource pour vos clients. N’oubliez pas que votre fonction est au service de d’autres fonctions. Ainsi, assurez-vous que vos clients internes et externes sentent que vous êtes à leur service. Lorsque vous recevez vous-même un excellent service ailleurs, cherchez à vous y comparer.
Partager sans chercher à cacher de l’information. Cette information est une ressource. Ne pas la partager avec ceux qui pourraient en faire profiter l’organisation, est un gaspillage.
Par exemple affichez vos objectifs, politiques, meilleures pratiques visées, indicateurs de performance sans oublier vos bons coups. Donnez l’exemple. Les gens devraient dire de vous que vous créez de la synergie au sein de l’organisation et au sein de la chaîne logistique.
Bien communiquer l’information, c’est démontrer du leadership
Démontrez du leadership, non seulement au sein de votre fonction, mais à la grandeur de votre organisation et de la chaîne logistique. Dans le milieu très concurrentiel des affaires d’aujourd’hui, gérer des processus et des tableaux de bord, ce n’est plus suffisant pour entretenir des avantages concurrentiels. Inspirez vos équipes en communiquant avec elles. L’art de communiquer et de démontrer du leadership n’est jamais démodé. (Il existe une multitude de bons livres sur le sujet).
Comme l’indique si bien George Torok, sans une excellente communication, vous ne pouvez pas bien réussir. L’information adéquate et bien présentée, au bon moment et aux bonnes personnes, renforce non seulement votre leadership, mais elle facilite l’innovation.
Attention! Encore faut-il savoir communiquer la vision et la stratégie, mais il faut aussi clarifier et communiquer les actions concrètes. Pour ceux qui sont habiles en anglais, je vous recommande une visite sur le site du gourou Tom Peters : www.tompeters.com . Malheureusement, ce site n’est écrit qu’en anglais.
Lorsque vous diffusez de l’information à la direction générale ou à des équipes de niveau hiérarchique élevé, n’oubliez pas que moins est souvent mieux. L’information doit être ‘’condensée’’. Utilisez les ‘’puces’’ tout en gardant des informations complémentaires sous la mains. Évitez les détails, surtout si la diffusion de ces derniers ne changent en rien les enjeux de ‘’haut niveau’’. Ce sera apprécié par votre audience. Les dirigeants de ce niveau sont très occupés. Votre information doit être structurée et communiquée d’une façon à ce que ces dirigeants réalisent que vous avez une vision claire, complète et stratégique de la situation. Ils voudront aussi être assurés que vous êtes conscients des conséquences positives et négatives ainsi que des coûts.
Vos collègues et personnels voudront probablement en savoir davantage. Ils chercheront à savoir leur implication dans les initiatives qui en découleront. Ils voudront évidemment faire partie des succès finaux. Un bon leader et communicateur garde ça en tête. Habituellement, les bonnes idées sortent lorsque les gens sentent qu’ils font partie du projet, des solutions et que leur contribution est reconnue. Justement, lorsque vous communiquerez des victoires, partager les succès. Très peu de réussites au sein de la chaîne d’approvisionnement et au sein de l’organisation sont les fruits d’un seul individu. Assurez-vous que tous ceux qui ont participé à une initiative donnée, voient leur contribution reconnue dans ce succès d’équipe.
L’information transactionnelle
Quoique l’information ‘’à haut niveau’’ est essentielle, il ne faut jamais perdre de vue que les systèmes et les transactions utilisés au quotidien doivent également fournir, contrôler et enregistrer la bonne information, au bon moment, aux bons réseaux d’information.
Ainsi, lorsque les biens, matières et services circulent au sein de la chaîne d’approvisionnement, le passage d’un ‘’état’’ et/ou d’une location à l’autre fait normalement l’objet d’une transaction émise, diffusée et enregistrée sous forme d’information. Ainsi la gestion de l’information transactionnelle doit reposer sur des méthodes et des systèmes rigoureux, appropriés et arrimés sur les besoins et politiques. Ces informations transactionnelles sont fort nombreuses et se retrouvent partout au sein de la chaîne. La fonction approvisionnement à elle seule en comprend un grand nombre. Plusieurs initiatives permettent une meilleure adéquation de l’information transactionnelle au plan de sa présentation, sa précision, son utilité, son degré de consolidation ou de traitement. La consolidation des commandes est un exemple d’initiatives parmi plusieurs autres. Cette consolidation peut être faite via l’émission de commandes avec de plus grandes quantités (nombre et $) et/ou un plus de lignes de commande. Cette consolidation peut être approchée de façon plus stratégique par le biais de contrats/commandes avec ‘’relâches’’ (plusieurs émissions partielles). En outre, le tout peut être accompagné d’une révision stratégique de la part des achats ($, % , pièces ou catégorie d’achats) obtenue par chacun des fournisseurs qui offrent une valeur ajoutée supérieure. Et enfin, le format électronique de ces informations s’ajoute aux autres initiatives pour optimiser les flux d’information.
Bref, l’information transactionnelle peut très souvent être organisée d’une façon plus optimale. Non seulement son traitement et son enregistrement en seront facilités, mais son analyse et les décisions qui en découleront seront également facilitées.
Conséquemment, au-delà d’un système de vigie, collecte et diffusion d’informations transactionnelles, vous aurez besoin d’un système faisant ressortir certaines données pour faciliter les prises de décisions au plan des ‘’tactiques’’ ou moyens. Ces tactiques visent à concrétiser les objectifs et les stratégies. Grosso modo, les données recueillies par votre système devraient émettre un portrait de l’organisation et de la chaîne d’approvisionnement. Tandis que les objectifs devraient, eux, dire quel portrait est visé dans un délai donné. Les ’tactiques’’ sont donc les moyens pour changer le portrait actuel et le faire évoluer vers le portrait recherché.
Les informations requises pour viser les meilleures pratiques
Mais par quels moyens ou tactiques peut-on faire évoluer le portrait de notre fonction, notre chaîne logistique et même notre organisation?
La gestion de la chaîne d’approvisionnement peut se faire différemment d’une organisation à l’autre selon ses particularités :le type d’industrie, les besoins, les compétences distinctives, les stratégies concurrentielles et les objectifs organisationnels. Bref, il n’y a pas de moyen unique de gérer avec succès les flux d’information d’une chaîne d’approvisionnement. La philosophie, les façons de faire, les systèmes encadrant cette gestion et surtout les moyens (tactiques) déployés doivent cependant être arrimés sur ces principales particularités.
Il n’y a peut-être pas d’approche gagnante unique, mais il existe des tactiques gagnantes ou ‘’best practices’’. Votre gestion de l’information devra donc mousser les moyens ou tactiques choisies. Je vous invite d’ailleurs à visiter un site très intéressant du Gouvernement de l’Ontario : http://www.gov.on.ca/FIN/french/scm/scmf.htm. On y présente (en français) des pratiques gagnantes en gestion intégrée de la chaîne d’approvisionnement.
Les opinions ci-dessus mentionnées sont celles des individus et ne représentent pas nécessairement celles de leur employeur, notamment parce qu’elles ne sont pas spécifiques à des secteurs de l’économie en particulier. *Traduit de l’anglais.
Darryl Legault a.p.a., CFPIM, C.P.M., F.CIM, FRM, P.Log, PCMH est Directeur des approvisionnements en entreprise et a été Président 2001-2002 de la CAQ (Corporation des approvisionneurs du Québec) affiliée à l‘ACGA (Association canadienne de gestion des achats). Plus d’une centaine de ses textes et articles ont été publiés à travers le monde en anglais et en français. Information: http://darryl-legault.tripod.com
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