en français | previous newsletters | back to FRASERS

FRASERS and Visa^® are pleased to bring you this first issue of our e-newsletters in 2008, designed to help enhance your commercial card program. In this e-newsletter, we discuss how your company can more efficiently manage corporate spending through the development and implementation of an effective commercial card program.

Knowledge is Power

When it comes to developing a commercial card program, knowledge is power - the power to make corporate spending as efficient and user-friendly as possible. A commercial card program enables organizations of all sizes to improve their knowledge of their spending patterns - where they spend, who does the spending, what is bought and why. The "power" is the ability that this information provides to keep control over spending, to improve procurement processes and to help increase corporate savings. With commercial cards utilized throughout the organization, as the foundation of a unified spending strategy, management receives data in real time and is able to act on that data to improve their procurement process as well as supplier relationships beyond the four walls.

Getting Focused

"Leading companies understand that data aggregation and reporting is critical to accomplishing any key activity. They also understand that reporting is not a function of the quantity of reports, but a function of the ability to integrate and analyze their data. These companies accurately define required reports and use them to share information across the business and track performance to goals."

Visa Procure-to-Pay Best Practices Study, 2004

For any commercial card program to realize its full potential, the program goals have to be clear from the start and consistent across the entire organization. Centralized management support is vital. This means not just mandating card use for all buyers in the company, but the ongoing development and benchmarking of spending policies, strategic sourcing initiatives and user and administrator training. A strong management role is also required to communicate policy plans and details not only when a program is first launched but also on an ongoing basis thereafter. Direct senior management input is especially critical when new savings opportunities are identified and need to be acted on quickly. Management involvement also extends to the development of RFPs for new suppliers and renegotiation of existing contracts.

Finally, centralized program management makes the standardization of the program itself that much easier. "Standardization," however, does not mean a one-size-fits-all approach. No program, especially in medium to large-sized enterprises, will achieve its full potential unless its restrictions and requirements allow for 'local' departmental or business-unit variation. For example, one global enterprise that uses a commercial card program has a set of minimum requirements for compliance with its spending policy, but that policy is adapted for each global region. In North America, the corporate lead companies in Finance and Procurement were directly involved in 'localizing' the policy and card program for that region. An understanding of local or business-unit restrictions and requirements is essential in achieving the greatest possible degree of user buy-in, regardless of whether card use is loosely enforced or vigorously mandated.

A policy that is developed and applied consistently can achieve much higher levels of end-user acceptance, and tends to be more effective than an approach where policy varies widely between different departments, business units or locales. It's important to reinforce the perception among users that the program policies are enforced fairly and management's expectations of card users remains consistent between different groups and business units. Regular communication to the user community can reinforce this perception, and provide a way to reward desirable spending behavior.

Spending Intelligence

A commercial card program runs on spending data. Consistent policy and centralized management enable that data to be gathered easily and immediately, beginning at the point of transaction and continuing with the submission of employee expense reports. A consistent policy can minimize unnecessary, accidental variety in the data collected, and allow program managers to establish uniform spending criteria and categories. This allows for easier generation of spending reports that are simpler and more easily understood by senior management - who may be directly responsible for the success of the program but probably don't need to know certain highly detailed and complex information that are of more value to line managers.

Broad market acceptance of an organization's commercial card is a prerequisite. Greater market acceptance, i.e. Merchants who accept commercial card programs for payment, and geographical reach mean that the commercial card program can be more flexible and adaptable. New spending and commodity categories can be added more easily, and greater competition can be fostered among vendors for the organization's business, which can give the organization a definite edge in negotiations. Finally the uniformity of the program - even when it makes allowance for local and business-unit variances - is easier to maintain if the card in use is accepted across as many suppliers, commodities and geographies as possible.

Taking Actions

"To optimize their supplier relationships, leading companies analyze their company's total spend by evaluating their overall business requirements against their potential sourcing options. In doing so, they can identify opportunities to rationalize their supplier base and increase the use of preferred suppliers. For example, they can identify purchases that can be consolidated for increased buying power or determine the most beneficial supplier relationship for purchases of differing levels of importance."

Visa Procure-to-Pay Best Practices Study, 2004

The process of gathering the required spending data efficiently and quickly begins with the automation of data entry at the point of transaction and continues with the automated entry of expense reports by card users. A high degree of automation at these points keeps the information 'clean' when it enters the system, with amounts, authorization requirements, spend categories and other parameters registered correctly so that they don't have to be validated and possibly corrected later on. Financial audits of spending patterns are generally much easier, which means that a larger proportion of overall spending can be regularly scrutinized, and spending patterns can be kept on-track. Data entered automatically can be more easily integrated into the organization's back-end enterprise systems.

"Our employees receive their statements and fill out their expense reports online," says the Procurement Manager of one large enterprise that employs a commercial card. "Then managers review the statements and submit them to Accounts Payable for payment. Finance audits 10 to 20 per cent of the reports, and sometimes they pick up on inappropriate spend." Measures such as merchant category code (MCC) blocking are also easy to implement, keeping users from spending outside policy parameters.
Organizations seeking a comprehensive view of commercial card spending can build the kind of detailed picture they require by integrating data gathered from multiple sources, such as e-procurement systems, vendors, back-end IT systems such as enterprise resource planning (ERP) software and purchasing card programs. Enterprises can assess what kinds of data to collect and aggregate by understanding the kinds of information available from Accounts Payable as well as from suppliers, other business partners and card issuers.

At a basic level, spend data can be consolidated with Access and Excel databases. With increased levels of automation, reporting tools can be used for accounts payable, G/L and purchase order reporting, and ultimately the organization can leverage the capabilities of a data mart or data warehouse. One participant in the Visa Procure-to-Pay Best Practices study implemented its commercial card program in order to capture data it wasn't getting on its procure-to-pay process. Another implemented procedures and systems to draw data from different sources so that it could develop a company-wide view of purchases.

The Extra Mile

If senior management mandates card use for all employees, the program can be very successful. Maverick spend can be monitored, and spending can be directed through designated suppliers. This can ease the administrative burden and make the program much simpler to run.

Perhaps the greatest advantage to be gained by a detailed, accurate understanding of corporate spending lies in the leverage it can provide when it comes time to form new supplier relationships or renegotiate existing contracts. This information can be used to gain volume discounts, to consolidate the vendor base and to support fresh strategic sourcing initiatives. For truly forward-thinking organizations, this knowledge can form the basis of synergistic, cooperative sourcing programs undertaken with more advanced suppliers.

Visa Commercial Card Programs

Canadian businesses are continually challenged to gain control and balance of their procurement and travel & entertainment (T&E) expenses.

Visa Commercial Card Programs can help companies manage the purchasing process more efficiently to meet this challenge head-on. A commercial card program not only can help to lower costs, but can also speed up the delivery of goods and services, and free up time for more strategic business priorities.

For more information on Visa Commercial Card Programs and how they can help your business, or to contact a Visa-Issuing Financial institution, please visit www.visa.ca/largecorporate

^®/^™Registered trademark/trademark of Visa International; Visa Canada is a licensed user.

Please do not reply to this email. To contact us, please reply to info@frasers.rogers.com

english | previous newsletters | back to FRASERS

Les sociétés FRASERS et Visa^® sont heureuses de vous présenter le premier numéro de la série de bulletins électroniques pour 2008 conçus pour améliorer votre programme de cartes commerciales. Dans ce numéro, nous discuterons de la façon dont votre entreprise peut gérer plus efficacement ses dépenses d'entreprise par le développement et la mise en �uvre d'un programme de cartes commerciales efficace.

La Connaissance Est Le Pouvoir

Le moment venu de concevoir un programme de cartes commerciales, la connaissance est le pouvoir - le pouvoir de rendre les dépenses d'entreprise les plus efficaces et conviviales qui soient. Un programme de cartes commerciales permet aux organisations de toute taille de mieux connaître leurs habitudes de dépense - où se font les dépenses, qui les fait, qu'achète-t-on et pourquoi. Le « pouvoir » est la capacité que nous confère cette information de maintenir le contrôle des dépenses, d'améliorer les processus d'approvisionnement et de contribuer à offrir de meilleures économies à l'entreprise. Grâce aux cartes commerciales utilisées dans l'ensemble de l'organisation, en tant que piliers d'une stratégie unifiée des dépenses, la direction accède à des données en temps réel et peut agir en conséquence pour améliorer leur processus d'approvisionnement ainsi que les relations avec les fournisseurs externes.

La Focalisation

« Les grandes sociétés comprennent que l'agrégation de données et la production de rapports sont indispensables à la réalisation des activités clés. Elles savent également que la production de rapports n'est aucunement fonction de leur quantité, mais de la capacité d'en intégrer et d'en analyser les données. Ces entreprises déterminent exactement quels rapports sont requis et les utilisent afin de partager l'information dans toute l'organisation et de surveiller la progression vers les objectifs. »

Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l'acquisition au paiement, étude 2004

Pour tirer parti du plein potentiel d'un programme de cartes commerciales, ses objectifs doivent être clairs dès le départ et homogènes dans toute l'organisation. Un soutien de la direction centralisé est primordial. Il ne s'agit pas simplement de l'utilisation obligatoire de la carte par tous les acheteurs dans l'entreprise, mais aussi de l'élaboration et de l'étalonnage continus des politiques relatives aux dépenses, de programmes d'approvisionnement stratégique ainsi que de la formation des utilisateurs et des gestionnaires. Les gestionnaires se doivent d'être efficaces pour communiquer les plans et les détails des politiques, non seulement au moment de leur entrée en vigueur, mais de façon continue par la suite. Le point de vue de la haute direction est particulièrement crucial lorsque de nouvelles possibilités d'économies sont identifiées et qu'une action doit être entreprise rapidement. Sa participation s'étend également à l'élaboration des appels d'offres pour de nouveaux fournisseurs et à la renégociation de contrats existants.

Enfin, la gestion centralisée d'un programme en simplifie grandement la normalisation. Il ne faut toutefois pas réduire la « normalisation » à une approche unique pour tous. Aucun programme, surtout dans les PME, ne se réalisera à son plein potentiel à moins que les restrictions et exigences qu'il comporte ne permettent des adaptations « locales » par division ou domaine d'activité. À titre d'exemple, une entreprise d'envergure mondiale, utilisant un programme de cartes commerciales, a établi une série d'exigences minimales visant la conformité avec sa politique de dépenses, tout en adaptant celle-ci à chacune des grandes régions. En Amérique du Nord, les entreprises chefs de file en matière de finance et d'approvisionnement ont participé directement à la localisation de la politique et du programme de carte pour une région donnée. La compréhension des restrictions et exigences locales ou de celles liées à un domaine d'activité est indispensable pour obtenir l'adhésion de l'utilisateur la plus entière possible, sans égard à la mise en application souple ou à l'obligation stricte de l'utilisation de la carte.

Une politique élaborée et appliquée de façon homogène peut entraîner un degré d'acceptation de l'utilisateur final beaucoup plus élevé. Elle tend en outre à être plus efficace qu'une approche prônant une politique variant largement en fonction des divisions, des domaines d'activité ou des localités. Il importe de renforcer la perception des utilisateurs quant à la mise en application équitable des politiques du programme et à l'homogénéité des attentes des gestionnaires envers les utilisateurs de carte, quel que soit leur groupe ou domaine d'activité. Une communication assidue avec l'ensemble des utilisateurs peut renforcer cette perception et offrir un moyen de récompenser les comportements souhaitables en matière de dépenses.

La Compréhension Des Dépenses

Un programme de cartes commerciales fonctionne avec les données relatives aux dépenses. Une politique homogène et une gestion centralisée permettent de recueillir facilement et instantanément les données, depuis le point de transaction jusqu'au dépôt du rapport de dépenses de l'employé. Une politique homogène peut réduire la variété aléatoire inutile des données recueillies et permettre aux gestionnaires de programme d'établir des critères et catégories de dépenses uniformes. Il est ainsi plus facile de produire des rapports plus simples et mieux compris de la haute direction - celle-ci pouvant être directement responsable de la réussite du programme, sans qu'il lui soit nécessaire de connaître certains renseignements très détaillés et complexes plus utiles aux cadres hiérarchiques.

Une vaste acceptation sur le marché de la carte commerciale d'une organisation est une condition préalable. Plus l'acceptation, c'est-à-dire les marchands qui acceptent la carte commerciale comme mode de paiement, et la portée géographique sont grandes sur le marché, plus le programme de cartes commerciales peut être souple et adaptable. On peut ajouter plus facilement de nouvelles catégories de dépenses et de marchandises et on peut stimuler une concurrence plus vive entre les fournisseurs désireux de faire affaire avec l'organisation, ce qui peut se révéler avantageux pour celle-ci au moment des négociations. Enfin, il est plus facile de maintenir l'homogénéité du programme - même s'il permet des variations en fonction de la localité ou du domaine d'activité -- si la carte utilisée est acceptée par le plus grand nombre de fournisseurs, pour la plus grande variété de marchandises et dans le plus grand nombre d'endroits possibles.

Les Actions à Prendre

« Dans le but d'optimiser leurs relations avec les fournisseurs, les grandes sociétés analysent les dépenses totales de l'entreprise en comparant leurs besoins commerciaux globaux à leurs options d'approvisionnement potentielles. Ainsi, elles peuvent identifier les possibilités de rationalisation de leur bassin de fournisseurs et accroître le recours à ceux qu'elles préfèrent. Par exemple, elles peuvent identifier les achats pouvant être consolidés en vue d'un meilleur pouvoir d'achat et déterminer auprès de quels fournisseurs il est plus avantageux d'effectuer des achats dont l'importance varie. »

Pratiques exemplaires Visa en matière de processus de l'acquisition au paiement, étude 2004

La cueillette efficace et rapide des données relatives aux dépenses qui sont requises s'effectue au départ par la saisie automatisée des données au point de transaction et se poursuit ensuite avec celle des rapports de dépenses des utilisateurs de la carte. Un niveau élevé d'automatisation à ces deux pôles permet dès l'entrée dans le système de conserver des renseignements « précis » : montants, critères d'autorisation, catégories de dépenses et autres paramètres qui ainsi enregistrés exactement n'auront pas besoin d'être validés et peut-être corrigés ultérieurement. Les vérifications financières des habitudes de dépenses sont généralement grandement simplifiées, ce qui fait qu'on peut examiner régulièrement une plus grande portion de l'ensemble des dépenses et s'assurer que les habitudes de dépenses suivent la règle. Les données saisies automatiquement sont plus facilement intégrées dans les systèmes de traitement commerciaux de l'organisation.

Comme le souligne le directeur de l'approvisionnement d'une grande entreprise qui utilise la carte commerciale : « Nos employés reçoivent leurs relevés et remplissent leur rapport de dépenses en ligne. Nos gestionnaires revoient ensuite les relevés et les soumettent aux comptes fournisseurs pour le paiement. La division des finances vérifie de 10 % à 20 % des rapports et à l'occasion découvre une dépense inadmissible ». Des mesures comme le blocage à l'aide du code de catégories de marchands (CCM) sont également simples à mettre en application, tout en empêchant les utilisateurs de faire des dépenses contrevenant aux paramètres de la politique en cette matière.

Les organisations souhaitant un compte rendu tr�s d�taill� des d�penses port�es � la carte commerciale, peuvent l'obtenir en int�grant des donn�es tir�es de plusieurs sources, notamment des syst�mes �lectroniques d'approvisionnement, des fournisseurs, des syst�mes de traitement TI, par exemple, le logiciel de planification des ressources de l�entreprise ERP ainsi que des programmes de cartes d'approvisionnement. En sachant quel genre d'information elles peuvent obtenir des comptes fournisseurs, des fournisseurs eux-m�mes, des partenaires d'affaires et des institutions �mettrices de cartes, les entreprises peuvent d�terminer les types de donn�es � recueillir et � agr�ger. De fa�on �l�mentaire, les donn�es relatives aux d�penses peuvent �tre consolid�es � l'aide des bases de donn�es Access et Excel. Avec une automatisation plus pouss�e, les outils de production de rapports peuvent �tre utilis�s pour les comptes fournisseurs, les rapports sur le grand livre g�n�ral et les commandes et finalement, l'organisation peut tirer parti des capacit�s d'un centre ou entrep�t de donn�es. Un participant � l'�tude sur les pratiques exemplaires li�es au processus de l'approvisionnement au paiement Visa a instaur� son programme de cartes commerciales afin de capturer des donn�es impossibles � obtenir par son processus de l'approvisionnement au paiement. Un autre a �tabli des proc�dures et des syst�mes pour tirer des donn�es de diff�rentes sources en vue d'obtenir un compte rendu des achats pour toute son entreprise.

Un Autre Avantage

Si la haute direction rend obligatoire l'utilisation de la carte par tous les employés, le programme peut se révéler une réussite. Les dépenses non conformes peuvent être surveillées et les achats se faire auprès de fournisseurs désignés. Ainsi, le fardeau administratif peut être allégé, tout en simplifiant le fonctionnement du programme.

Sans doute le plus grand avantage d'une compréhension approfondie et exacte des dépenses d'entreprise réside dans l'effet de levier qu'une telle connaissance peut offrir au moment de former des relations avec de nouveaux fournisseurs ou de renégocier des contrats existants. Cette information peut être mise à profit pour obtenir des rabais sur des achats en grande quantité, pour consolider le bassin de fournisseurs et pour soutenir de nouveaux programmes d'approvisionnement stratégiques. Pour les organisations très prévoyantes, cette connaissance peut constituer le fondement de programmes d'approvisionnement coopératifs synergiques, entrepris avec des fournisseurs plus avertis.

Programmes de cartes commerciales Visa

Les entreprises canadiennes doivent continuellement relever le défi que représentent la maîtrise et l'équilibre de leurs dépenses d'approvisionnement et de leurs dépenses D&R.

Les programmes de cartes commerciales Visa aident les entreprises à gérer le processus d'approvisionnement plus efficacement afin qu'elles soient mieux en mesure de relever ce défi. Un programme de cartes commerciales favorise non seulement la réduction des coûts, mais accélère également la livraison des biens et des services et libère du temps pour s'occuper des plus grandes priorités stratégiques de l'entreprise.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les programmes de cartes commerciales Visa et sur la façon dont ils peuvent aider votre entreprise, ou pour communiquer avec une institution financière émettrice des cartes Visa, veuillez visiter le site www.visa.ca/grandesentreprises.

^®/^™;Marque déposée/marque de commerce de Visa International; Visa Canada est un usager licencié.